Ersatzteilversorgung

Defizite stecken im Ersatzteil

Auf dem Weg zur Digitalisierung in der technischen Instandhaltung. In den Lagern schlummern erhebliche Einsparpotenziale. Doch viele Entscheider konzentrieren sich auf die reinen Produktionsprozesse, um ihre Ressourceneffizienz zu steigern – dabei liegen auch in der Ersatzteilwirtschaft enorme Hebel zur Reduzierung der Kosten.

kutukupret/Fotolia

Wir stehen am Anfang einer branchenübergreifenden digitalen Transformation. Dabei befinden sich die Unternehmen in unterschiedlichen Phasen ihrer digitalen Roadmap. Eine aktuelle Befragung durch das Fraunhofer Institut belegt die hohen Erwartungen des deutschen Mittelstands mit Blick auf „Industrie 4.0“. Über die kommenden fünf Jahre, so rund drei Viertel der befragten Entscheider, werde der Automatisierungsgrad in Deutschlands Fabriken in fast allen Bereichen deutlich zunehmen. Zugleich schätzen nur sechs Prozent der Befragten die Industrie-4.0-Fähigkeit ihres Unternehmens als bereits stark ausgeprägt ein, lediglich bei 29 Prozent der befragten Unternehmen existiert eine Industrie-4.0-Strategie – hier klafft also bereits eine große Lücke. Warum das? Oft mangelt es an einer geeigneten digitalen Strategie, aber auch an der Umsetzungskompetenz, die Herausforderungen der Digitalisierung gezielt anzugehen, Daten und IT-Systeme auf den neuesten Stand zu bringen und intelligent miteinander zu vernetzen, Prozesse neu zu denken und zu etablieren und so Kosten zu sparen. Und damit nicht genug: Meist konzentriert sich die produzierende Industrie rein auf den Produktionsprozess, optimiert die Supply Chain und reorganisiert den Materialfluss in der Produktion. Alles wichtig und richtig – doch hier werden die wichtigsten Potenziale bereits gehoben.

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Ineffizienzen kosten täglich Geld
Die wahren Defizite sind aktuell an einer anderen Stelle auszumachen: in der Ersatzteilwirtschaft und bei den Verbrauchsmaterialien, wo entsprechend großes Potenzial schlummert. Dezentrale Läger, intransparente Ersatzteilbestände, mehrdeutige Kennzeichnungen der Artikel und eine fragmentierte IT-Landschaft führen in deutschen Unternehmen immer häufiger zu Verwerfungen – etwa zu einer kritisch niedrigen Versorgungssicherheit, überhöhten Lagerbeständen, intransparenten Einkaufskosten, einer unüberschaubaren Anzahl an Lieferanten, Teiledubletten und fehlerhaften Kostenstellenzuweisungen. All diese Ineffizienzen und Fehlallokationen kosten Tag für Tag viel Geld – und werden die Industrie zusätzlich unter Kostendruck setzen: Je nach Branche liegen die Instandhaltungskosten zwischen zwei und sechs Prozent der Gesamtkosten eines Industrieunternehmens; in der chemischen Industrie bewegen sie sich gar zwischen 30 und 50 Prozent. Unternehmen, die hier ansetzen, drehen also an einer wichtigen Stellschraube, um auf Dauer wettbewerbsfähig und profitabel zu bleiben. Ein paar Beispiele, wie Unternehmen hier Potenziale heben können:

  • Suche und Beschaffung von Ersatzteilen senken die Prozesskosten strukturell – die Vision: eine vollständige Automatisierung der Disposition.
  • Erkennung, Speicherung und kooperative Nutzung von Ersatzteilen ermöglichen es dem Anwender, in Verbindung mit einer Ersatzteildatenbank, Bauteile im Lager und während der Instandhaltung schnell zu identifizieren.
  • einheitliches Informationssystem erschließt neue Möglichkeiten in der Beschaffung und Logistik und ebnet durch weitgehende Vernetzung den Weg zur Industrie 4.0 in der Ersatzteilwirtschaft.
  • bessere Verfügbarkeit von Ersatzteilen wirkt sich unmittelbar auf die Prozesskosten und die Effizienz der Instandhaltung aus: Sie erhöht die Anlagenverfügbarkeit, reduziert Bestands- wie Prozesskosten und verringert die Durchlaufzeiten.
  • Beseitigung von Dubletten – also gleichen oder gleichwertigen Teilen mit unterschiedlicher Bezeichnung – macht sich sofort über die Kosten bemerkbar. Oftmals machen Dubletten einen Anteil von zehn Prozent der Läger aus.
  • Unternehmensverbund ermöglichen es die Optimierung der Lagerstrukturen und das Poolen von Beständen, den Unternehmen Synergien zu realisieren.

Technischer Handel als Partner
Auf Abwicklungsseite kann sich der Technische Handel in diesem Kontext als starker Partner der produzierenden Industrie positionieren – etwa durch Bestands- und Bedarfs-analysen, Datenbereinigung und -pflege, die Einrichtung eines Webshops beziehungsweise eine OCI-(Open Catalog Interface)-Anbindung, die Entwicklung von Bewirtschaftungskonzepten sowie eingehende technische Beratung (Dienstleistung als Geschäftsfeld).

Tatsächlich gibt es in vielen Unternehmen immer wieder Initiativen zur Optimierung der Beschaffung sogenannter C-Teile. Doch häufig wird die Umsetzung dieser Projekte auf Unternehmer- und Dienstleisterseite unterschätzt. Projekte zum Management von Ersatz- und C-Teilen bedeuten tiefe Einschnitte in die Organisation und Prozesse der Unternehmen. Was können die Entscheider tun, um diese hochrelevanten Projekte mit nachhaltigem Erfolg umzusetzen? An dieser Stelle kann externes Know-how in Gestalt eines Managers auf Zeit hilfreich sein. Spezialisierte Anbieter wie zum Beispiel Atreus kennen diese Herausforderungen ihrer Kunden. Sie verstehen es, in kurzer Zeit Lösungen aufzuzeigen und erfahrene Manager oder Teams einzusetzen – Persönlichkeiten, die in der Vergangenheit nachweislich erfolgreiche Beschaffungs- und Bestandskonzepte implementiert haben. Ein solcher Manager auf Zeit kann ein praxistaugliches Konzept für die zentrale Ersatzteilbevorratung entwickeln und – im Gegensatz zum reinen Berater – auch umsetzen, eine Beschaffungsstrategie sowie die zugehörigen Prozesse gestalten und implementieren und die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter durch gezieltes Change Management sichern. Zugleich kann er die technischen Händler dabei unterstützen, ihre Services schnell und erfolgreich zu implementieren.

Sascha Hackstein, Atreus/bw

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