Robotic Process Automation

RPA mit Erfolg im Unternehmen einführen

Immer mehr Unternehmen nutzen Automations-Technologie für Verwaltungs- und Geschäftsprozesse. Damit die Software erfolgreich implementiert und von den Mitarbeitern akzeptiert wird, sollten jedoch einige Faktoren bedacht werden: Nicht nur die Technologie der Roboter spielt eine Rolle, sondern auch deren geschickter und strategisch aufgebauter Einsatz mit dem richtigen Partner.

Übernimmt die Software monotone, anstrengende oder langwierige Arbeiten, steigt deren Akzeptanz von Seiten des Personals. (Bilder: Almato)

Bevor ein Prozess automatisiert und von Robotern ausgeführt wird, sollte zunächst geprüft werden, ob sich dieser im Vorfeld weiter optimieren lässt. RPA kann fehlerhafte Prozesse nicht kompensieren – entsprechend wird die Automatisierung ebenfalls fehlerhaft sein.

Gerade bei der Implementierung von RPA ist es essentiell, den richtigen Prozess, die richtige Aufgabenstellung für die Roboter zu identifizieren. Einer der häufigsten Fehler am Start des Einsatzes von RPA ist die Wahl eines für den Einstieg in die Technologie ungeeigneten Prozesses. Vor allem komplexe Prozesse stellen sich als schwierig für einen reibungslosen Start heraus. Geeigneter sind einfache Abläufe, die ein hohes Volumen umfassen und die viele Mitarbeiter betreffen. Außerdem sollten die Arbeiten, die die Roboter künftig für die Mitarbeiter ausführen werden, negativ konnotiert sein. Übernimmt die Software monotone, anstrengende oder langwierige Arbeiten, steigt deren Akzeptanz von Seiten des Personals. Vorteile der neuen Technologie können leichter kommuniziert, Vorurteile und Hemmschwellen abgebaut werden.

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Der Einstieg mit einfachen Prozessen bedeutet nicht, dass deren Komplexität mit dem Voranschreiten der Implementierung nicht steigen darf. Es empfiehlt sich aber, komplexere Prozesse erst dann zu automatisieren, wenn erste Erfahrungen mit RPA gemacht wurden und bereits automatisierte Bausteine vorhanden sind, die für aufwändigere Prozesse eingesetzt werden können. Wartet man damit, hat sich auch herausgestellt, ob der RPA-Anbieter geeignet ist und eine Zusammenarbeit funktioniert.

Die Initiative, RPA im Unternehmen einzusetzen, muss nicht zwangsläufig von der IT ausgehen, sondern kann auch von anderen Abteilungen angestoßen werden. RPA kann aufgrund der steigenden Userfreundlichkeit ohne die IT eingeführt werden: Das entlastet die IT und beschleunigt die Digitalisierung sowie die Optimierung von Prozessen. Dennoch gibt es Schnittmengen, für die die Expertise der IT wichtig ist. Deswegen ist es sinnvoll, sie frühzeitig in den RPA-Prozess zu integrieren, um direkt vom Know-how zu profitieren. Project Owner kann die Business-Seite sein, die IT dagegen ist involviert in die Bereitstellung der Ressourcen, Applikationslizenzen, Release-Wechsel der Anwendungen oder Sicherheitsfragen.

Der richtige Partner, um RPA im Unternehmen zu verankern, muss zum einen über die passende Technologie verfügen, zum anderen über das Know-how und Fingerspitzengefühl, diese im jeweiligen Unternehmen und zugeschnitten auf die individuellen Bedürfnisse zu integrieren. Es lohnt sich, die Technologie kritisch zu prüfen und einen Partner entsprechend seiner Kompetenzen, seiner Services und Erfahrung auszuwählen: Will ein Unternehmen RPA eigenverantwortlich steuern, muss der Anbieter die Mitarbeiter schulen und ausbilden können. Will das Unternehmen Teile als Service auslagern, muss der Partner dies als Dienstleistung anbieten. sw

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