Modulare Software für die Versandlogistik bei Verlagen

Automatisierte Versandabwicklung

Unternehmen müssen fortwährend ihre Prozesse optimieren. Ein weltweit tätiger Verlagsauslieferer setzt deshalb auf ein modulares und individuell anpassbares Versandsystem, das alle notwendigen Schritte im Rahmen der Warenausgangs-Logistik automatisiert übernimmt: von der Kommissionierung der Ware, der Versandabwicklung über verschiedene Frachtführer bis hin zur Kontrolle der Versandabschlüsse. 

Versandabwicklung im automatisierten Prozess. © Heidler/Brockhaus

Brockhaus Kommissionsgeschäft mit Sitz im Kornwestheim bei Stuttgart ist ein international tätiger Verlagsauslieferer und gehört zu den Premiumlieferanten im deutschsprachigen Raum. Rund 120 Mitarbeiter des 1827 gegründeten unabhängigen Familienunternehmens sorgen dafür, dass die rund 640.000 Lieferungen pro Jahr – vor allem Bücher, CDs und DVDs – zuverlässig inhabergeführte Buchhandlungen, Filialisten, Internethändler, allgemeine Verkaufsstellen und Privatkunden erreichen.

Um 45.000 Palettenplätze, 120.000 lieferbare Produkte und rund 640.000 Lieferungen jährlich zu bewältigen, benötigt der Verlagsauslieferer Brockhaus passende EDV-Lösungen. Eine große Rolle spielt dabei das Management der internen Prozesse, etwa bei der Warenausgangs-Logistik. Das expandierende Familienunternehmen nutzt deshalb eine modulare Versandsoftware, die die Prozesse der Warenausgangs-Logistik automatisiert.

In die vorhandene Fördertechnik integriert

Schon seit vielen Jahren ist hierfür das Heidler-Strichcode-Versandsystem (HVS32) im Einsatz. „Ich kannte das System aus meiner früheren Tätigkeit. Vorteile der Software hinsichtlich der Integrationsmöglichkeit diverser Frachtführermodule sowie der erleichterten Bedienbarkeit waren schließlich auch für Brockhaus interessant“, berichtet Joachim Bachmann, der als Geschäftsführer von Brockhaus Kommissionsgeschäft die Bereiche IT, Organisation und Logistik verantwortet. „Bis 2006 war ein Versandsystem mit rudimentären Funktionen im Einsatz. Bei der Erstellung der täglichen Versandlisten erforderte dies noch eine große Menge manueller Arbeit. Im Zuge eines Wachstumsschubs wurde schließlich ein neues, leistungsfähiges Versandsystem nötig.“

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Obwohl bekannt, musste sich die Lösung von Heidler Strichcode, einem konventionellen Auswahlverfahren stellen. „Wir haben unser Versandsystem inklusive Wiegesysteme, Scanner und Drucker ausgeschrieben“, sagt Bachmann. „Das neue System musste in die vorhandene Fördertechnik integrierbar sein.“

Das HVS32 besteht aus einem Basismodul sowie Erweiterungs- und Frachtführermodulen. Das Tool ermittelt über den Scan der Lieferscheinnummer die empfängerbezogenen Daten und druckt nach der automatischen Verwiegung die Etiketten mit den frachtführerrelevanten Informationen. Zusätzlich steigert das Tool Darstellbarkeit und Transparenz: Daten zur Gebühren- und Gewichtsstatistik, Kundenstatistik, Versandlisten, Laufzeiten und andere vordefinierte Statistiken sind in wenigen Klicks abrufbar.

Anwendungsspezifische Module integriert

Seit Implementierung des HVS32 mit den Frachtführermodulen für DPD, DHL, Deutsche Post, Dachser, Wackler, Schenker sowie von den Brockhaus-Kunden vorgegebenen Sonderspeditionen ist das ehemals händische, zeitaufwendige und fehleranfällige Erstellen von Versandlisten passé. Die Versanddaten werden elektronisch an den jeweiligen Spediteur übertragen. Über das ERP-System des Verlagsauslieferers erhält das HVS nicht nur die Kundenadresse und das theoretische Gewicht der Sendung für den Gewichtsabgleich, um Stückzahldifferenzen aufzudecken, sondern auch die Email-Adresse des Kunden. Diesen erreicht automatisch die Information, dass seine Sendung auf dem Weg ist. Außerdem erhält der Kunde eine Vorabbenachrichtigung vom Paketdienst zur Lieferung, wann er mit dem Eintreffen der bestellten Ware rechnen kann. Das System bildet die logistischen Prozesse, die bei Brockhaus zu meistern sind, samt Bücherwagendienst ab. So bleiben auch Overnight-Liefersendungen dieses branchenspezifischen Lieferdiensts transparent nachvollziehbar.

„Auch unsere Palettenvorbereitung können wir mit dem HVS nun optimiert abwickeln“, sagt Bachmann. „Wir als Anwender können im HVS Palettencontainer anlegen und definieren, welche Kundenbestellung in welchen Container einzulegen ist.“ Da die Anforderungen der Palettenkunden komplex sind, muss der Versandauslieferer im Packprozess sowie im danach startenden Versand- und Verladeprozess jederzeit auf die Anweisungen reagieren können. Deshalb kann der Anwender an dieser Stelle jederzeit manuell eingreifen und die Erstellung des Versandlabels sowie weiterer Dokumente erfolgt erst nach dem Verwiegen der Palette. Diverse Daten, zum Beispiel das Gewicht, kommen aus vorgelagerten Systemen, etwa dem Warenwirtschaftssystem, und werden automatisch auf das Label gedruckt.

Passgenaue Lösungen für den Versanddienstleister

Heidler Strichcode legt bei der Lösungsimplementierung Wert darauf, die Kundenanforderungen passgenau zu erfüllen. Brockhaus hat beispielsweise eine Schnellverarbeitungsmaske mit Wagenanbindung erhalten, um Labels mit entsprechender Gewichtsklassifizierung abrufen zu können. Dabei erfolgt die Generierung des Labels auf Basis eines Scans. Als Sicherheitskontrolle dient ein Gewichtsabgleich mit den Daten aus dem Vorsystem. Unter- oder überschreitet das Gewicht die Toleranzgrenzen des Sollgewichts, wird der Labeldruckprozess abgebrochen, und das Paket geht zur Kontrolle. Auch der stetig wachsenden Bedeutung des E-Commerce und dem Versand von Kleinstsendungen trägt die individuelle Versandsystemlösung Rechnung. Die Packstücke werden direkt über Stiche, sogenannte Rollenbahnen, den einzelnen Carrierbehältnissen zugewiesen. pb

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