Atlas Ausfuhr

Adieu, Schreibmaschine!

Elektronischer Nachrichtenaustausch sorgt für Transparenz im Export
Schema des Ausfuhrprozederes
Zum 1. Juli 2009 müssen alle Unternehmen ihre Exporte elektronisch beim Zollamt anmelden. Die in Zoll-Zugzwang geratenen Unternehmen können profitieren: von mehr Automatisierung und effizienten Prozessen.

Gerade für viele mittelständische und kleine Unternehmen ist das Exportgeschäft auch heute noch von Handarbeit geprägt. Kein Wunder angesichts der vielen behördlich vorgeschriebenen Formulare. Doch die Ära der Papierformulare nähert sich dem Ende. Die elektronische Zollabwicklung wird ab 2009 endgültig das Papierverfahren ablösen. Ab dann ist es für alle exportierenden Unternehmen Pflicht, am Automated Export System teilzunehmen. In Deutschland wurden die Anforderungen der EU im so genannten Atlas-Verfahren umgesetzt (Automatisiertes Tarifierungs- und Abwicklungssystem). Seit mehr als einem Jahr steht das System auch für die Ausfuhrabwicklung zur Verfügung. Ein Prozent der deutschen Unternehmen nimmt bislang freiwillig am elektronischen Zollverfahren teil. Sie profitieren schon jetzt von einer schnellen, qualitätsgesicherten und papierlosen Abwicklung.

Der Ausführer sendet die Daten der Ausfuhranmeldung an das Atlas-System des Zolls. Es nimmt die Daten entgegen, prüft sie automatisiert auf Vollständigkeit und Plausiblität und unterzieht die Daten einer Risikonanalyse. Die Überlassung inklusive dem Ausfuhrbegleitdokument wird übermittelt, ausgedruckt und begleitet die Ware. Diese wird an der Ausgangszollstelle gestellt und das Verbringen der Ware aus dem Zollgebiet im System durch den Zollbeamten bestätigt. Der Ausführer erhält den Ausgangsvermerk, eine Art „Erledigungsnachricht“ samt PDF-Dokument, was als Ausfuhrnachweis dient. Ohne ein Ausfuhrbegleitdokument darf keine Ware das Werksgelände verlassen. Das System erkennt unbarmherzig alle Lücken und fehlerhaft ausgefüllte Felder. Eine vollständige und plausibel gefüllte elektronische Ausfuhranmeldung ist unerlässlich, um den Warenfluss nicht zu behindern. Die Zollabwicklung muss in den gesamten logistischen Prozess eines Unternehmens integriert werden. Hierin liegt die Chance zur Automatisierung und Rationalisierung – aber auch die Gefahr, die Lieferkette ins Stocken zu bringen, wenn die Ausfuhrabwicklung nicht klappt.

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In Zukunft wird es darauf ankommen, die Stammdaten stets aktuell und vollständig einzupflegen. Mit dem neuen System erfolgt auf Zollseite eine automatisierte Prüfung der übermittelten Daten – schummeln und schätzen gibt es dann nicht mehr. Eine Überlassung wird erst erfolgen, wenn die Daten technisch und fachlich einwandfrei gemeldet wurden. Etwa 30 Anbieter von Software-Lösungen ermöglichen den Atlas-Nachrichtenverkehr; sie werden von der Zollverwaltung zertifiziert.

Für viele Unternehmen ist es wichtig, ein System ohne großen Installationsaufwand nutzen zu können. Firmen, die vor der Entscheidung stehen, ein System auszuwählen, sollten zuerst eine Bestandsaufnahme ihres bisherigen Ausfuhrvolumens machen. Und dann die Anforderungen an die Software-Lösung sorgfältig definieren. Ist eine vollständige Integration ins ERP-System nicht erwünscht, sollte das System in jedem Fall Vorlagen bieten, um den Sachbearbeitern die Abwicklung zu erleichtern. Und eine Plausibilitätsprüfung, die die Prüfungen des zolleigenen Atlas-Systems schon vor dem Versenden der Nachricht simuliert. So werden mögliche Fehler und Lücken selbst entdeckt. Mit dem Einsatz von Atlas werden alle Ausfuhrdaten automatisiert einer Risikoanalyse und Plausibilitätsprüfung unterzogen. Langfristig wird die Standardisierung und Harmonisierung der Zollprozesse weiter fortschreiten. Auch wenn jedes Mitgliedsland die Vorgaben der EU in eigenen nationalen Systemen umsetzt, heißt das Ziel: Die nationalen Systeme sind weltweit miteinander vernetzt. Die Unternehmen nutzen ein einziges System, um alle ihre Außenhandelstätigkeiten abzuwickeln. Daten müssen nur einmal erfasst werden und können für Import- und Exportformularitäten genutzt werden. Die fortschreitende Automatisierung in diesem Bereich bietet letztlich die Chance, das Global Trade Management in ein übergreifendes Supply Chain Management einzubetten. pb

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