Flottenmanagement

Nichts geht verloren

Digitales Flottenmanagement und mobile Servicesteuerung. Papierhersteller Papyrus Deutschland digitalisiert mobile Abläufe mit Couplinkyourfleet und vernetzt SAP, Tourenplanung, Fahrer und Kunden miteinander.

Jede Bestätigung, Änderung oder Abweichung wird auf direktem Weg zwischen Fahrer und Disposition kommuniziert. © Couplink

Papyrus Deutschland beliefert mit rund 130 eigenen Fahrzeugen Behörden, Reseller, Agenturen und Druckereien mit grafischen Papieren, Büropapieren und anderen Verbrauchsmaterialien. Die Touren werden aus dem SAP-System heraus mittels PTV Smartour geplant; der weitere Weg der Informationen verlief bisher analog: Die Fahrer bekamen Papier-Ladelisten zur Verfügung gestellt, abgeschlossene Aufträge wurden manuell weiter bearbeitet, und eine automatisierte Rückmeldung an das SAP-System fand nicht statt. Bei Fragen zum Status einer bestimmten Tour musste die Klärung per Telefon erfolgen. Nun ist ein Telematik-System samt Standardschnittstelle für Smartphones im Einsatz. Mit „Couplinkyourfleet“ des Softwareanbieters Couplink aus Aldenhoven managt Papyrus alle mobilen Prozesse serviceorientiert und effizient.

Geht ein Auftrag bei Papyrus ein, wird er im SAP-System erfasst und von PTV Smartour einer sinnvollen Tour zugeordnet. Der Fahrer erhält nur die für ihn relevanten Daten auf sein Smartphone, das ihn entsprechend der vorgegebenen Auftragsabfolge navigiert. Bei Planänderungen oder spontanen Aufträgen passt der Disponent die Tour an und informiert den Fahrer. Dabei sorgt die Lademittelverwaltung von Couplinkyourfleet für einen transparenten Überblick über die ausgelieferten und wieder eingesammelten Waren.

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Die Unterschrift des Kunden und damit die Bestätigung des Erhalts der Waren erfolgt digital. Die Rückmeldung zum Auftragsabschluss wird automatisch an das SAP-System gesendet – die Rechnung wird direkt erstellt. Mögliche Schäden an der Ware, die während des Einsatzes entstehen, dokumentiert der Mitarbeiter mit seiner Smartphone-Kamera. Die Fotos werden mit allen anderen Informationen des Auftrags automatisch in SAP dokumentiert.

Jede Bestätigung, Änderung oder Abweichung wird so auf direktem Weg zwischen Fahrer und Disposition kommuniziert. Der kontinuierliche Austausch macht flexible Planungen möglich und beschleunigt interne Prozesse. Etwa kann einfacher entschieden werden, zu welcher Tour eine Sonderfahrt hinzugefügt wird.

Bei Papyrus ist das Zusatzmodul Drive&Arrive von PTV in die Couplink-Lösung integriert. Hiermit wird das Tourenmanagement noch effizienter, und die Lieferprozesse sind transparenter: Das Modul errechnet die Estimated Time of Arrival (ETA) unter Einbeziehung vieler integrierter Algorithmen wie der aktuellen und zukünftigen Straßen- und Wetterlage sowie aller Fahrzeugdaten. Der Innendienst wird ab Tourbeginn genau über den Ankunftszeitpunkt von Lieferungen informiert und kann den Kunden in jeder Situation Auskunft geben. Mittels Tracking and Tracing kann die Disposition den Auftragsstatus in Echtzeit mitverfolgen, während das Modul den Kunden via E-Mail über den Zeitraum der voraussichtlichen Sendungsankunft und etwaige Abweichungen benachrichtigt. pb

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