Digitalisierung

Digital schon am Eingang

Docuware beschleunigt Logistiker Schuon. Nutzen von allen Seiten verspricht für Alfred Schuon die Digitalisierung der Dokumente. Vor allem die Prozesse im Unternehmen werden schlanker.

Verschlankte Arbeitsprozesse durch Digitalisierung aller Daten und deutliche Platzeinsparungen sowie reduzierten Papierverbrauch registriert der Frachtdienstleister Schuon. (Foto: Schuon)

Alfred Schuon digitalisiert den Datenfluss in Zusammenarbeit mit Ricoh Deutschland. Mit dem Dokumentenmanagement-System Docuware werden sämtliche Frachtpapiere und buchungsrelevante Belege elektronisch erfasst und archiviert. Diese sind nicht nur ortsunabhängig abrufbar, sondern senken auch die Bearbeitungszeiten und den Ressourcenverbrauch bei Schuon. Kunden profitieren außerdem von der webbasierten Sendungsverfolgung des Unternehmens. Die Neuerungen ebnen den Weg für die digitale Vernetzung aller Teile der Wertschöpfungskette im Sinne von Industrie 4.0.

„Das papierlose Büro und die elektronische Archivierung haben unsere Arbeitsabläufe deutlich verbessert. Besonders der betriebsweite Zugriff auf das System führt zu einer Verschlankung der Prozesse“, sagt Martin Birkle, stellvertretender kaufmännischer Leiter bei Schuon. Bereits seit geraumer Zeit werden alle für die Transportabwicklung relevanten Dokumente wie Aufträge und Frachtpapiere sowie alle ausgehenden Belege elektronisch archiviert. Jetzt weitet der Logistikdienstleister das Verfahren auf alle Eingangsbelege aus. Schuon setzt auf einen eigenen sogenannten Eingangsrechnungsworkflow: Eintreffende Dokumente werden gelabelt und gescannt, wobei eine Software die wichtigsten Daten automatisiert ausliest. Die Bearbeitung und Archivierung findet anschließend durch die jeweilige Fachabteilung statt.

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Erleichterung auch für die Kunden
„Die IT-Lösung sorgt für klare Strukturen: Wir können jederzeit den aktuellen Status des Dokuments einsehen, wer es bearbeitet hat und wer dafür zuständig ist“, erklärt Birkle. Im papierlosen Büro entfallen Ablagen und Laufwege, Platz wird eingespart und der Papierverbrauch deutlich gesenkt. Allein im Bereich der Frachtpapiere füllte die Spedition bislang jedes Jahr mehr als 500 volle Aktenordner. Dass diese nun ausbleiben, passt in die Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens aus Haiterbach, das dem Netzwerk Green Freight Europe angehört und sich für ressourcenschonende Bedingungen in der Logistik einsetzt.

Auch das webbasierte System für Sendungsverfolgungen BNS OnWeb hat sich in der Praxis bewährt. Kunden können sich auf der Schuon-Homepage einloggen und aktuelle Informationen zu ihrer Sendung aufrufen, zum Beispiel den Fortschritt der Tour in Form detaillierter Statusmeldungen. Zukünftig sollen die Kunden sämtliche Transportdokumente, insbesondere Abliefernachweise, bequem übers Internet einsehen und abrufen können. bw

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