Automatisierter Versand mit Beo

Bei Nagel geht die Post ab

In Sachen Versandabwicklung setzt Nagel auf den Endinger Softwareexperten Beo. Die Softwarelösungen wickeln von der Kommissionierung über die Kommunikation mit Frachtführern bis hin zur Erstellung der Exportpapiere den Versandprozess automatisiert ab.

Vom Hauptstandort Nürtingen aus versendet Nagel seine Produkte rund ums Honen und Superfinishen in die ganze Welt. (Bild: Beo)

Nagel ist weltweit Spezialist auf dem Gebiet der Hon- und Superfinishtechnologie. Das Unternehmen vertreibt neben diversen Präzisionsmaschinen auch eine Vielzahl von Werkzeugen, Schneidmitteln und Ersatzteilen für die Feinbearbeitung von Bauteilen. Abnehmer gibt es in den verschiedensten Branchen: von der Luft- und Raumfahrt über die Medizintechnik bis hin zum Hydraulik- und Pneumatikbereich.

Mit seinen Hon- und Superfinishtechnologien erhöht das Nürtinger Unternehmen beispielsweise den Wirkungsgrad von Fahrzeugen, Flugzeugen, Schiffen, Maschinen oder Maschinenelementen. Das Ergebnis sind tribologisch angepasste Oberflächen sowie eine hohe Formgenauigkeit und Qualität der Werkstücke. Dadurch werden unnötige Reibungsverluste in den Bauteilen vermindert.

Herausforderung im Versandprozess

Allein für die Automobilindustrie verschickt Nagel vom Standort Nürtingen aus jährlich rund 50.000 Zylinderkurbelgehäuse und mehrere tausend weitere Werkstücke. „Unsere tägliche Herausforderung besteht darin, die richtige Ware zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, und das zu möglichst guten Konditionen“, berichtet Ralf Griesinger, Versandleiter bei Nagel.

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Bis vor kurzem erfolgte die Sendungsabwicklung für Inlands- und Europasendungen zum größten Teil manuell. Der Mitarbeiter im Versand notierte auf einem internen Betriebsauftrag Gewicht, Abmessungen und Menge der Ware. Im Anschluss bearbeitete die kaufmännische Abteilung die Versand- und Exportpapiere und erstellte Frachtbriefe, Ausfuhranmeldungen und Ursprungszeugnisse von Hand. Der zeitliche Aufwand war durch den mehrstufigen Prozess bei der Sendungsvorbereitung entsprechend hoch. Eine weitere Herausforderung stellte die Abwicklung unterschiedlicher KEP-Dienstleister dar. Jeder Frachtführer empfiehlt für die Etikettierung und Datenübertragung eine eigene Versandsoftware. Dabei erfordert jede Änderung seitens eines Dienstleisters individuelle Anpassungen im Versandprogramm. Um die Prozesse zu vereinheitlichen und alle Arbeitsschritte mit einer zentralen Lösung zu tätigen, integrierte das Unternehmen die Softwarelösung Beo-Expowin mit dem Modul Beo-Parcel.

„Wir haben bereits seit 2009 die Beo-Atlas-Lösung für die elektronische Zollanmeldung im Einsatz und sind damit sehr zufrieden“, erklärt Griesinger. Nun habe man alle Versandlösungen aus einer Hand und vereinheitliche die Prozesse weiter. Ein weiteres Auswahlkriterium war die schnelle und einfache Schnittstellenanbindung an das neue ERP-System Pro Alpha. „Die Umstellung auf Beo-Expowin erfolgte praktisch zeitgleich mit dem Go-live unseres neuen ERP-Systems. 14 Tage vor dem Echtstart von Pro Alpha musste die Beo-Software laufen“, so Griesinger. Die beiden Systeme ermöglichen der Maschinenfabrik eine einheitliche Datenstruktur sowie eine zentrale Stammdatenverwaltung. Nagel nutzt die Versandlösungen sowohl für Inlands- als auch für Europasendungen sowie für Ausfuhren in Drittländer. Die Software wickelt von der Kommissionierung über die Kommunikation mit den Frachtführern bis hin zur Erstellung komplexer Exportpapiere den gesamten Versandprozess automatisiert ab. Am Standort Nürtingen hat Nagel drei Arbeitsplätze mit Beo-Parcel und Beo-Expowin ausgestattet.

Alle für die Auftragsabwicklung notwendigen Daten erhält die Versandsoftware aus Pro Alpha. Der Mitarbeiter am Packtisch erstellt mit Beo-Parcel alle relevanten Versanddokumente wie Paketlabels und Ladelisten auf Knopfdruck – ohne Versandangaben manuell nachtragen zu müssen. Die Daten werden dabei von dem System auf Plausibilität und Vollständigkeit überprüft. Direkt nach dem Scannen der Lieferscheinnummer veranlasst Beo-Parcel den Druck des Lieferscheins aus dem ERP-System. Nach Abschluss eines Packauftrags erfolgt die Datenrückmeldung an Pro Alpha.

Die Versandmitarbeiter sind jetzt bei Inlands- und Europaabwicklungen nicht mehr auf das Versandbüro angewiesen. Dadurch ist Nagel schneller als früher. Mit der Integration der Beo-Software hat das Unternehmen die Zeit für eine Sendungsabwicklung um die Hälfte reduziert.Mitarbeiter kommen nur noch bei Drittlandsabwicklungen ins Spiel: Sie erstellen die Beo-Atlas-Meldung sowie alle notwendigen Exportdokumente, wobei Beo-Expowin die aktuellen Konsulats- und Mustervorschriften berücksichtigt. Wenn die Freigabe durch den Zoll erfolgt ist, erhält Nagel über Beo-Atlas ein fertiges Ausfuhrdokument.

Einheitliche Abwicklung von Frachtführern

Um das Handling am Packplatz weiter zu erleichtern, integrierte Beo für jeden Frachtführer ein entsprechendes Modul in Beo-Parcel. Mit Hilfe der Frachtführeranbindungen erstellt Nagel Versandlabels und Ladelisten entsprechend den jeweiligen Vorgaben des Transportdienstleisters. Beo-Parcel überträgt die Sendungsdaten im Anschluss an die verschiedenen Frachtführer. Der Vorteil: Die Mitarbeiter im Versand wickeln mit ein und demselben Programm alle Frachtführer ab. Beo-Parcel verwaltet darüber hinaus sämtliche Daten und Dokumente für den Versand ins In- und Ausland. Dazu zählen Etiketten mit oder ohne Barcode, nach Frachtführern aufgeschlüsselte Einlieferungslisten und Meldedateien, Packstück-Inhaltslabels sowie Packlisten. as

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