Bestandsmanagementsoftware

So behält die Österreichische Post die Ware im Blick

Die Österreichische Post hat eine zentral gesteuerte Disposition für eine Million Stock Keeping Units eingeführt. Mit der Bestandsmanagementsoftware Logomate von Remira konnten die Bestände um zehn Prozent gesenkt werden und die Verfügbarkeit erhöht.

Die zentrale Disposition der Lagerartikel managt die Österreichische Post mit der Bestandsmanagementsoftware Logomate von Remira. © W. Streitfelder/Österreichische Post

Die Österreichische Post sorgt nicht nur dafür, dass Briefe und Pakete unbeschadet und termingerecht vom Sender zum Empfänger gelangen. Der führende Logistik- und Paketdienstleister Österreichs bietet auch ein breites Warensortiment zum Verkauf an, zu dem neben Briefmarken und Verpackungsmaterialien unter anderem Handys, Bücher, CDs und saisonale Artikel gehören. Insgesamt eine Million Stock Keeping Units verwaltet das Unternehmen an den zwei Wiener Lagerstandorten für seine 450 Filialen und 1.350 Post-Partner.

Bei der richtigen Verteilung der Waren ist Fingerspitzengefühl gefragt. „Unsere Filialen und Partner verkaufen sehr unterschiedliche Mengen an Artikeln“, erklärt Stefan Nemeth, Leitung Philatelie & Sortimentsmanagement bei der Österreichischen Post. „Während die Filialen jeweils rund 2.000 Produkte im Sortiment haben, sind es bei den Post-Partnern allein aufgrund deren geringerer Größe deutlich weniger.“ Um sich mit den benötigten Mengen zu versorgen, orderte bisher jeder Standort seine Waren eigenständig. Das Sortimentsmanagement lag in der Verantwortung der Unternehmenszentrale.

„Diese Prozesse waren sehr zeitaufwändig. Außerdem führte die dezentrale Abwicklung dazu, dass einige Artikel zu hohe Reichweiten von bis zu zwölf Monaten hatten. Das hat unsere Bestände unnötig in die Höhe getrieben und viel Kapital gebunden“, beschreibt Stefan Nemeth. Aus diesem Grund entschied die Österreichische Post, ihre Disposition zu zentralisieren.

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Dafür wurde ein zentrales Dispositionsteam in der Unternehmenszentrale gegründet: die Produktionssteuerung und Logistik. Wichtigstes Arbeitsinstrument der Mitarbeiter ist die neu eingeführte Bestandsmanagementsoftware Logomate von Remira.

Zweistufige Disposition
Die Disposition bei der Österreichischen Post erfolgt zweistufig: Zum einen werden auf Basis der Bestandsentwicklung im Lager und der Lieferzeiten einzelner Artikel Bestellvorschläge für die Lieferanten generiert. Zum anderen wird aus dem Lager an die Filialen und Post Partner disponiert. Beides managt das Unternehmen mit Logomate.

Die Österreichische Post betreibt 450 Filialen und hat mehr 1.350 Post-Partner im ganzen Land. © W. Streitfelder/Österreichische Post

Herzstück des digitalen Bestandsmanagements ist die qualitative Absatzprognose. Diese berechnet unter Berücksichtigung der Verkaufshistorie die Absatzentwicklung auf Artikelstandortebene und liefert den Mitarbeitern präzise Bestellvorschläge. „Auf diese Weise versorgen wir unsere Niederlassungen nicht nach dem Gießkannenprinzip, sondern liefern Waren rein bedarfsbezogen“, präzisiert Stefan Nemeth.

Das gesamte Standardsortiment, wie Briefmarken, Paketboxen und Büroartikel, disponiert die Österreichische Post mittlerweile automatisch. Dabei müssen die Bestellvorschläge aus Logomate nur durch einen Disponenten geprüft und freigeben werden – eine große Zeitersparnis im Tagesgeschäft. Einmalartikel wie Zeitschriften, CDs oder DVDs, die nicht nachbestellt werden, verteilt die Software absatzgerecht an die Filialen. Dabei unterstützt das Verteilmodul LM push+, das anhand frei wählbarer Parameter die erforderlichen Warenmengen berechnet. So werden Rückläufer und Restbestände vermieden, die nicht mehr verkauft werden können.

Sortimentsplanung
Einige Lieferanten bieten ab einem Mindestbestellwert bessere Preiskonditionen an. Um davon zu profitieren, kann die Österreichische Post in Logomate festlegen, bis zu welcher Artikelreichweite sich eine Bestellung finanziell rechnet. Das System füllt die Bestellungen dann automatisch auf die zur Erreichung der Frei-Haus-Grenze erforderliche Stückzahl auf. Gleichzeitig hilft die Berechnung des Sicherheitsbedarfs mit ABC/XYZ-Analysen dabei, Überbestände oder Out-of-Stock-Situationen zu vermeiden.

Bei den Analysen werden die Produkte nach ihrem Anteil am Unternehmensumsatz klassifiziert und in die Kategorien Dauerartikel, Saisonware und Sonderangebote unterteilt. So ergibt sich ein differenziertes Bild, das eine präzise Sortimentsplanung ermöglicht.

Aktionsplanung
Einmal im Monat veröffentlicht die Österreichische Post Sonderangebote ihrer Handelswaren. Diese Artikel müssen nachdisponiert werden, um im Aktionszeitraum in ausreichender Menge verfügbar zu sein. Das gelingt mit dem Logomate-Modul LM promo+. Abgestimmt auf die jeweilige Preisgruppe und die Aktionshistorie eines Produkts berechnet das Modul automatisch benötigte Zusatzmengen.

Insgesamt eine Million Stock Keeping Units verwaltet die Österreichische Post an zwei Wiener Lagerstandorten für seine Filialen und Post-Partner. © W. Streitfelder/Österreichische Post

Weil das tatsächliche Kaufverhalten nachträglich mit der Aktionsplanung verglichen wird, können Sonderangebote mit wachsender Zahl der durchgeführten Berechnungen präziser prognostiziert werden. Unter den Saisonartikeln hat besonders das Geschäft mit Weihnachtsmarken eine große Bedeutung für die Österreichische Post. Stock-outs im wichtigen Weihnachtsgeschäft sind unbedingt zu vermeiden. Daher arbeitet das Dienstleistungsunternehmen zur Kalkulation der Marken mit einem jährlichen Forecast. Dieser ermöglicht eine höhere Genauigkeit beim Bestellen der Sondermarken.

„Früher hat jede Filiale auf den Gesamtlagerbestand zugegriffen und sich bei Aktionswaren einen Puffer zugelegt. Die Verteilung der Artikel war nicht transparent, einige Produkte waren schon in der Saison ausverkauft“, erläutert Stefan Nemeth. Durch die zentralisierte Disposition laufen die Prozesse jetzt viel geregelter ab, und drohende Out-of-Stocks werden erkannt, bevor es zu Lieferengpässen kommt.

Mehr Zeit fürs Tagesgeschäft
Seit der Einführung der Bestandsmanagementsoftware hat die Österreichische Post ihre Bestände bereits um zehn Prozent gesenkt – bei einer gleichzeitigen Steigerung der Verfügbarkeit um bis zu 15  Prozent. Das liegt unter anderem an einer höheren Bestandsgenauigkeit, es werden nur noch solche Artikel bevorratet, an denen tatsächlich ein Bedarf besteht.

In der Folge konnte das Logistikunternehmen sowohl die Sicherheitsbestände als auch die Wahrscheinlichkeit von Stock-outs reduzieren. Durch die zentrale Abwicklung der Verteilprozesse entfällt für die Mitarbeiter in den Filialen und bei den Post Partnern außerdem der aufwändige Dispositionsaufwand. Sie haben nun mehr Zeit, sich in Verkauf, Inventur und Kundenbetreuung einzubringen. as

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