Bestandsmanagement-Software

Präzises Bestellen von Bedachung, Blech und Bändern

Um die Lagervorräte dem tatsächlichen Bedarf anzupassen und Überbestände zu vermeiden, hat Großhändler Gustav Barth SNC/Inventory+ für die Bestands- und Dispositionsoptimierung eingeführt. Die Software von Sievers ist vollständig in das ERP-System Microsoft Dynamics NAV integriert.

7.500 Produkte gehören zum festen Lagerbestand bei Gustav Barth und sind auf sechs Logistikstandorte mit einer Gesamtfläche von 12.000 Quadratmeter verteilt. © Gustav Barth

1865 gegründet, hat sich Gustav Barth zu einem deutschlandweit agierenden Unternehmen mit modernem Lager und Maschinenpark entwickelt. 120.000 Bestellungen bearbeitet der Großhändler aus Renningen pro Jahr und hat ein umfangreiches Sortiment von 10.000 unterschiedlichen Artikeln aus dem Klempner- und Bedachungsbereich. 7.500 Produkte gehören zum festen Lagerbestand und sind auf sechs Logistikstandorte mit einer Gesamtfläche von 12.000 Quadratmeter verteilt. Die Lagerumschlagquote liegt bei 7,5.

Statisches System führte zu Überbeständen
Um eine durchgehend hohe Verfügbarkeit seiner Artikel zu gewährleisten, muss Gustav Barth zur richtigen Zeit ausreichende Mengen nachbestellen. Der Großhändler plante seine Bestände und den Einkauf bisher ausschließlich auf Basis des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV. Die Mitarbeiter legten aufgrund von Erfahrungswerten manuell Höchst- und Mindestbestände für die einzelnen Artikel fest. Darauf aufbauend generierte die IT-Lösung Bestellvorschläge.

Da das statische System saisonale Schwankungen im Bedarf nicht in die Berechnungen einbezog, wurden die Sicherheitsbestände häufig zu hoch oder zu niedrig angesetzt. Die geringere Nachfrage nach Bedachungsmaterial im Winter oder die Spitzen im Sommer blieben unberücksichtigt. Die Folge: Der Großhändler bevorratete oft eine zu große oder zu geringe Anzahl von Artikeln, was im Ergebnis zu erhöhten Kapitalbindungskosten oder zu Lieferrückständen führte.

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Aus diesem Grund suchte Gustav Barth nach einer geeigneten Lösung, um die Prozesse in Einkauf und Disposition zu optimieren. Die Bestandsmanagementsoftware SNC/Inventory+ von Sievers überzeugte bereits im Testlauf. „Die präzise Verkaufsprognose sowie die schnelle Berechnung des Out-of-Stock-Zeitpunkts einiger unserer Schnelldreher haben uns überzeugt“, erklärt Andreas Votteler, Geschäftsführer von Gustav Barth. Ein weiteres wichtiges Kriterium für die Einführung der Speziallösung war die einfache und vollständige Integration in Microsoft Dynamics NAV. Die Software greift auf alle relevanten Daten aus dem ERP-System zu und bietet eine flexible und automatische Datenbetrachtung.

Berücksichtigung saisonaler Schwankungen
Auf der Basis von Verkaufszahlen aus den letzten zwei Jahren und unter Einbindung statistischer Verfahren errechnet SNC/Inventory+ automatisch die optimale Bestellmenge für einen frei wählbaren Zeitraum. In die Prognose fließen saisonale Schwankungen mit ein. „In kalten Wintern verkaufen wir weniger Artikel, in milden Wintern mehr“, so Votteler. Daher dienen immer zwei Jahre als Grundlage der Berechnung, Ausreißer in der Nachfrage werden durch Algorithmen geglättet.

Für die Absatzprognose legt die Software den vorab definierten Servicegrad eines Artikels zugrunde. Dieser ist individuell einstellbar und gibt an, wie viel Prozent aller denkbaren Bestellungen eines Artikels sofort ausgeführt werden können. Je höher diese Verfügbarkeit, desto größer ist auch der Sicherheitsbestand. „Bei Artikeln, die wenig Platz benötigen und daher leicht zu lagern sind, stellen wir den Servicegrad relativ hoch ein, bei sperrigen Artikeln niedriger. Im Durchschnitt aller Artikel liegt er bei 92 Prozent“, erläutert Votteler.

Saisonal bedingt schwankt die Nachfrage nach bestimmtem Material stark. © Gustav Barth

Analyse erleichtert Sortimentsplanung
Ein wichtiges Werkzeug, um Bestände zu optimieren und das Sortiment aktuell zu halten, ist die automatische Analysefunktion von SNC/Inventory+. Sie dient der Klassifikation der Lagerbestände in ABC- und XYZ-Artikel. Erstere werden nach ihrem Anteil am Unternehmensumsatz gegliedert, Letztere danach, wie regelmäßig sie verkauft werden. Das ist besonders für Aktions- oder Saisonware relevant. Die Software aktualisiert die Kategorisierung der Artikel alle zwei Stunden und liefert damit jederzeit präzise Informationen zur Absatzentwicklung und zur Zusammensetzung des Bestands. „Wir sehen sofort, wenn ein Artikel sich deutlich schlechter verkauft als ursprünglich angenommen, und optimieren entsprechend ständig unsere Sortimentsplanung“, so Votteler.

In Abhängigkeit von Lagerbestand, Artikelklassifikation, Jahreszeit und Absatzprognose generiert SNC/Inventory+ automatisch einen Bestellvorschlag. Dieser ist in Microsoft Dynamics NAV einsehbar und kann akzeptiert oder manuell angepasst werden. „Für die X- und Y-Artikel mit konstantem oder leicht schwankendem Verkauf liefert SNC/Inventory+ sehr verlässliche Bestellvorschläge. Diese werden zu 75 Prozent übernommen“, erläutert Votteler. Die Disponenten haben so mehr Zeit, sich mit strategisch wichtigen Produkten und der komplexen Disposition der Z-Artikel zu befassen.

Informationsfluss und Warnfunktion
Dem Hauptsitz von Gustav Barth sind ein größeres und zwei kleine Läger zugeordnet, dem größeren Lager wiederum zwei weitere Läger. „Die kleineren Läger bestellen nicht direkt beim Lieferanten, sondern beim Hauptsitz“, sagt Votteler. „SNC/Inventory+ berücksichtigt diese Lieferketten und nimmt statt Einkaufsbestellungen Umlagerungen vor.“ Umgehend erhält der Hauptsitz eine Information, welche Artikel in den angeschlossenen Lägern benötigt werden. Steht beispielsweise ein größerer Absatz eines Artikels bevor, der in einem kleinen Lager bevorratet wird, kann der Hauptsitz rechtzeitig bestellen. „Dieser Informationsfluss war vor Einführung der Softwarebedeutend langsamer“, berichtet Votteler.

Da das Programm mit festen Liefertagen arbeitet, ergibt sich ein geregelter Bestellrhythmus. Besteht die Gefahr, dass ein Artikel schon vor dem festgelegten Liefertermin ausverkauft ist, sendet die Software einen Warnhinweis. Das ist der Fall, wenn der Sicherheitsbestand um 50 Prozent unterschritten ist. Bei diesen Artikeln können die Disponenten außerplanmäßig Nachbestellungen auslösen.

Entlastung der Mitarbeiter
Der Einkauf von Gustav Barth ist nicht zentral organisiert. Ausgebildete Mitarbeiter sind für Beschaffung und Disposition zuständig und einzelnen Produkten zugeordnet. Durch die vollständige Integration von SNC/Inventory+ in Microsoft Dynamics NAV musste der Großhändler keine zusätzlichen Software-Lizenzen für die derzeit sechs Einkäufer erwerben. Darüber hinaus arbeiten die Mitarbeiter weiter mit der bekannten Nutzeroberfläche von Microsoft Dynamics NAV. Sie greifen schnell auf alle Daten zu, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen. Dank der einfachen Bedienungsweise konnten die Mitarbeiter bereits nach einer kurzen Erklärung der Zusatzfunktionen selbstständig mit der IT-Lösung arbeiten. Umfangreiche Schulungen waren nicht notwendig.

„Durch die Einführung von SNC/Inventory+ haben wir in der Disposition eine Zeitersparnis von 30 bis 40 Prozent erzielt. Unsere Mitarbeiter können sich nun voll auf wertschöpfende Prozesse konzentrieren“, resümiert Votteler. Erreicht wird dies unter anderem durch eine Reduktion der Artikelanzahl im Bestellvorschlag. „Hatten wir früher rund 40 bis 50 Artikel in einem Vorschlag, sind es heute nur noch 15 bis 20“, so Votteler. Mit der Vorausplanungsoption der Software sind zudem Planungen bis zu vier Wochen im Voraus möglich. Das ist beispielsweise bei bevorstehenden Urlaubszeiten von Mitarbeitern hilfreich. as

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