Versandsoftware beschleunigt die Auftragsabwicklung deutlich

Versandsoftware: Eine Frage der Integration

1938 gegründet, hat sich Erwin Halder auf die Herstellung von Spezialwerkzeugen für Industrie und Handwerk spezialisiert. Neben Schonhämmern gehören Maschinen- und Vorrichtungsteile sowie Produkte für die Werkstückspannung und Luftfahrtindustrie zum Portfolio des Unternehmens. Die Firmengruppe hat Gesellschaften in der Schweiz, den USA, in Slowenien und Südkorea. Die Lösungen des Werkzeugherstellers werden weltweit verkauft. Pro Tag versendet Halder vom deutschen Firmensitz in Achstetten-Bronnen etwa 120 bis 150 Versandeinheiten. Jedes Paket enthält im Durchschnitt fünf bis 20 Artikel. Halder setzte vor den BEO-Lösungen bereits eine Versandsoftware ein. "Die dazu notwendigen Vorgangsdaten wurden per Schnittstelle aus dem ERP-System importiert, konnten jedoch nach Bearbeitung nicht zurückübermittelt werden", erklärt Anton Wahler, zuständig für die Prozessorganisation/QW bei der Erwin Halder KG. Und weiter: "Wir haben uns entschieden, ein neues ERP-System sowie eine entsprechende Versand- und Exportlösung einzusetzen, die unter anderem diesen Medienbruch behebt", erläutert Wahler. Mit der gleichzeitigen Anbieterauswahl von ERP-System sowie Versand- und Exportsoftware sollte eine optimale Gesamtlösung gefunden werden. Halder entschied sich für das ERP-System abas-Business-Software der abas Informationssysteme mbH. "Auf BEO fiel schließlich die Wahl, weil die Software sich sehr gut an das abas-System anbinden lässt. Außerdem ermöglichte es uns BEO, auch die Ausfuhranmeldungen direkt über die Lösung mit abzuwickeln - ohne eine weitere Fremdschnittstelle", freut sich Anton Wahler. Die gesamte Projektplanung und -umsetzung realisierten abas und BEO gemeinsam. So erfolgte die Umstellung auf BEO-Expowin zeitgleich mit dem Go-live der ERP-Lösung. Insgesamt hatte BEO etwa vier Monate Zeit für die Einrichtung und Anpassung seiner Lösungen an vier Packplätzen und zwei Arbeitsplätzen im Versand. "Gemessen daran, dass auch Abas in diesem Zeitraum in der Implementierungsphase war, haben die Absprachen zwischen den beiden Unternehmen hervorragend funktioniert", resümiert Wahler.

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Prozessoptimierung dank Software

Alle für die Auftragsbearbeitung relevanten Daten erhält der Halder-Mitarbeiter für die Zusammenstellung der Lieferung aus der IT. (Fotos: BEO)

Alle für die Auftragsbearbeitung relevanten Daten erhält BEO-Expowin aus abas. Dass keine Versandangaben mehr manuell nachgetragen werden müssen, führte bereits zu einer Fehlerreduzierung in der Packabteilung. Nach Abschluss eines Packauftrags mit Expowin und BEO-Parcel erfolgt die Datenrückmeldung für Abas. Diese nutzt das ERP-System auch für die Fakturierung und übernimmt beispielsweise beim Versand in Drittländer automatisch die Rechnungsstellung. Die zugehörigen Pakete in der Packabteilung werden zurückgehalten, bis die Exportdokumente vorliegen. Bevor auf die neue Software umgestellt wurde, erstellten die Mitarbeiter die Frachtpapiere bereits vor der Kommissionierung und Verpackung. Da zu diesem Zeitpunkt nicht immer alle Daten korrekt zur Verfügung standen, kam es immer wieder zu Nacharbeiten. "Die Daten kommen heute automatisch von unserer Software und werden vorher auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. So ist gewährleistet, dass die Exportdokumente korrekt und fehlerfrei sind", erläutert Marion Bauer, zuständige Projektleiterin bei der BEO. Auch die Zollanmeldung über das Verfahren Atlas-Ausfuhr läuft heute automatisiert in der BEO-Lösung. Dafür liest die integrierte SaaS-Lösung von BEO alle zollrelevanten Daten aus abas ein, führt die Anmeldung aus und hält Rückmeldungen, Nachrichten zur Genehmigung sowie den jeweiligen Status für die Mitarbeiter auf einen Blick bereit.

Synergieeffekte durch Verknüpfung

"Wir realisieren schon seit vielen Jahren Versand- und Exportlösungen in Anbindung an die abas-Business-Software, wobei aus gemeinsamen Projekten immer wieder neue Potenziale entstehen. Für die Anwender bedeutet der besonders hohe Integrationsgrad einen großen Mehrwert", erklärt Clemens Sexauer, Geschäftsführer von BEO. Die beiden Systeme ermöglichen für Halder eine einheitliche Datenstruktur sowie eine zentrale Stammdatenverwaltung. So erreicht der Werkzeughersteller eine hohe Informationstransparenz. Arbeitete jede Produktsparte bei Halder vorher individuell, lassen sich heute die Daten der verschiedenen Bereiche einheitlich verwalten. Alle Auftrags- und Versandabwicklungen können von den Abteilungen Verkauf und Logistik überwacht und ausgewertet werden. Daneben profitiert der Werkzeughersteller insgesamt von optimierten und beschleunigten Prozessen: "Von der Auftragsannahme bis zur Versandabfertigung haben wir heute einen spürbar schnelleren Ablauf in der Datenverarbeitung. Aufträge werden im Schnitt 30 Prozent schneller abgewickelt als früher", schätzt Anton Wahler. Gehen Aufträge aus dem Vertrieb bei Halder ein, werden seit der Umstellung alle relevanten Auftrags- und Versanddaten an einem Arbeitsplatz abgewickelt. Mit dieser zentralen Verarbeitung vereinfachen und beschleunigen sich alle nachgelagerten Aufgaben und Prozesse im Versand. bw

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