Personalplanungssoftware Orion-PI

Mitarbeiter im Blick

Software für optimale Personal- und Produktionsplanung in der Logistik
Zur optimalen Personalplanung ist zum Beispiel Orion-PI ein hilfreiches Werkzeug.
Das Stichwort Personalplanung ruft unterschiedliche Assoziationen hervor: Kapazitätsplanung, Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Dienstpläne. In der Welt des globalen Wettbewerbs ist eine effiziente Personaleinsatzplanung wichtig geworden – nicht zuletzt auch im Versandhandel.

Zunehmend individuelles Konsumentenverhalten, der Wunsch nach höchster Servicequalität und ein harter Wettbewerb gehen Hand in Hand. Da wird die konsequente Auslastung aller Ressourcen immer wichtiger. Gerade die personalintensiven logistischen Prozesse im Versandhandel haben noch Optimierungspotenzial. Der bestmögliche Personaleinsatz – dessen Kosten fast die Hälfte der gesamten Ausgaben ausmachen – gelingt nur durch gewissenhaftes Vorgehen. Kleine, aber grundlegende Fehler können teuer werden. Deshalb bedarf es einer effizienten, ganzheitlichen Personalplanung, die auf ein schwankendes Arbeitsvolumen flexibel reagieren kann. Mehrere Faktoren sind relevant, allen voran täglich, ja stündlich aktualisierte Auftragsvolumina und daraus resultierende Änderungen des Arbeitskräftebedarfs. Das macht eine vorausschauende Personalplanung besonders anspruchsvoll.

Vor allem der Versandhandel, aber auch andere Bereiche – etwa die Ersatzteillogistik – müssen mit schwer prognostizierbaren Aufträgen rechnen. Das aktuelle Bestellverhalten zeigt, dass der Einfluss modeabhängiger Neigungen und der Wunsch nach schnellen Lieferzeiten wächst. Mehr denn ist eine intelligente Personalplanung nötig: Die Berechnung der optimalen Personalstärke bei gleichzeitig optimaler Planung des Mitarbeitereinsatzes auf der Basis möglichst exakter Informationen über aktuelle und zukünftige Auftragsdaten. Obwohl eine hundertprozentige Planungssicherheit nicht möglich ist, ist die Einführung einer Planungslösung unerlässlich. Moderne Softwarelösungen mit leistungsstarken, sinnvoll angewendeten Prognoseverfahren liefern gute Näherungswerte für tatsächliche Auftragsmengen. Darüber hinaus kann eine intelligente Auftragssteuerung das Arbeitsvolumen so verteilen, dass schwankende Arbeitslasten minimiert und Personalengpässe vermieden werden. Kurzfristige Reaktionsfähigkeit und zunehmende Komplexität der Planungsanforderungen in Logistik und Distribution erfordern den Einsatz moderner Technologien, die über die Leistungsfähigkeit gewöhnlicher Office-Lösungen in Unternehmen und Versandhäusern hinausgehen.

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Die Software Orion-PI des Münchner Unternehmens Axxom ermittelt den optimalen Personaleinsatz unter Einbezug aller planungsrelevanten Faktoren. Grundlage der Planung ist ein auf Basis einer Vergangenheitsanalyse prognostiziertes Auftragsvolumen. Benötigte Mitarbeiterstunden lassen sich auf Basis der Bedarfe und zugeordneten Tätigkeiten ermitteln. Marketingaktionen und Kampagnen können bei der Berechnung ebenso berücksichtigt werden wie saisonal bedingte Auftragsschwankungen. Auch individuelle Restriktionen der Mitarbeiter, etwa Teilzeitbeschäftigung, werden einbezogen. Die Einführung einer Personalplanungssoftware leistet auch einen wichtigen Beitrag zur Zufriedenheit von Mitarbeitern, da Planungssicherheit entsteht und Ungerechtigkeiten vermieden werden.
Steht der Gesamtbedarf fest, so berechnet Orion-PI die Arbeitslast der unterschiedlichen Bereiche im Lager – etwa Kommissionierung, Nachschub oder Packerei. Die Software ermittelt exakt, welche Last an welcher Station zu welcher Zeit entsteht und wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen an welchen Platz eingeplant werden müssen. Jahresarbeitszeit- und Urlaubskonten werden bei der Einplanung der Mitarbeiter berücksichtigt, so dass diese über das Jahr – angepasst an die jeweilige Auftragssituation – ausgeglichen werden können. Je nach betrieblichen Rahmenbedingungen und Restriktionen unterstützt die Software automatische Einplanungsvorschläge. Der Planer kann Simulationen anwenden, um bestmögliche Lösungen zu ermitteln.

Eine ganzheitlich angelegte Personal- und Produktionsplanung für die Logistik muss den bedarfsorientierten Einsatz verfügbarer Mitarbeiter im Blick haben. Nur so lassen sich kurzfristige Lieferanfragen flexibel bearbeiten und Bedarfsschwankungen ausgleichen. Angesichts volatiler Auftragsmengen kann je nach strategischer Ausrichtung des Unternehmens entweder ein serviceorientierter oder ein kostenminimierter Einsatz des Personals erfolgen. Dabei wird für die serviceorientierte Planung – auf Basis statistischer Methoden – ein zusätzlicher Bedarf an Arbeitskräften berücksichtigt, um die Wahrscheinlichkeit einer Personalunterdeckung bestmöglich zu minimieren. Die hiermit verbundenen zusätzlichen Personalkosten fallen bei einer Planung, die sich auf statistische Mittelwerte stützt, naturgemäß nicht an. Langfristig ist letztere Variante zwar kostengünstiger, kann aber dazu führen, dass der Versandhändlermarkt kurzzeitige Personalengpässe bestraft. PR/pb

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