Ersatzteilmanagement

Zeitfresser unerwünscht

Standardisierung und Vernetzung in der Lager- und Umschlaglogistik senkt Prozesskosten
Wer Schrauben zählt, verliert Geld. Der wiederholte Griff in die Kiste kommt teuer – kann aber durch ein IT-gestütztes Ersatzmanagement effizienter angelegt werden.
Ersatzteile umpacken, sie zu sichern und Ladungs- und Lagereinheiten zusammenstellen, kostet Zeit und Geld. Zu viel, wenn die Verpackungsplanung nicht stimmt und wichtige Packinformationen ein Inseldasein fristen. Eine Planungssoftware kann einen Prozessstandard definieren und für eine effiziente Lager- und Umschlaglogistik sorgen.

Die bestellten Ersatzteile kommen in einer Großverpackung, die ein Umpacken notwendig machen. Das kostet Zeit und Geld, um lager- oder kundengerechte Einheiten daraus zu machen. Ursache: Viele ERP-Systeme, darunter auch SAP-Lösungen, weisen keine Anwendung für eine Verpackungsplanung aus. Moderne Planungslösungen wie Central Packaging Planning (CPP) von Lodestone Management Consultants sorgen deshalb für eine durchgängige interne und externe Vernetzung, indem sie alle für die Planung notwendigen Informationen zusammenziehen und die Planung automatisiert anstoßen.

Durch eine Anbindung an das ERP-System kann der gesamte Prozess von der Bestellung über die Lagerhaltung und Kommissionierung bis zur Lieferung an den Kunden kontrolliert und gestaltet werden. Darüber hinaus lässt sich die Zusammenarbeit mit Lieferanten bei der Auswahl und dem Einsatz der Verpackungsarten und -varianten optimieren. Der Stand der Dinge zeigt fehlende Standards und hohen manuellen Aufwand. Die Packinformationen sind in mehreren, nicht synchronisierten Systemen abgelegt. Eine zentrale Ablage von Packinformationen – wie Vorschriften, Mengengrößen, Verpackungsmaterialien oder Gebinden – ist nicht gegeben. In der Folge sind die Daten innerhalb eines Systems oft lückenhaft, inkorrekt oder weichen von Angaben aus anderen Systemen zum selben Packstück ab. Verschiedene Excel-Listen kreisen im Unternehmen, Spezifikationen zu einzelnen Ersatzteilen liegen nicht einheitlich vor und sind gegebenenfalls auch unterschiedlich aktuell. Einkauf und Disposition gehen somit oft von unterschiedlichen Ausgangssituationen aus. Hinzu kommt, dass der Kontakt zu den Lieferanten häufig über unterschiedliche Kanäle läuft – per Telefon, Fax oder E-Mail – und nicht zentral dokumentiert ist. Mit der Folge, dass die Kontakthistorie für die am Prozess Beteiligten nicht ohne weiteres nachzuvollziehen ist.

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Weitere Mankos: Die Packmengen werden zu Beginn des Verkaufszyklus festgelegt. Sie sind im Data Warehouse hinterlegt. Aktualisierungen finden aber nicht statt, denn im System fehlen die Funktionen zur Verpackungsplanung und zur Optimierung des Sortiments. Zudem lassen nur wenige Systeme das Runden der Bestellmengen auf ganze Einheiten zu. Das Bestellen unrunder Mengen zieht jedoch zusätzliche Arbeitsschritte wie Abzählen und Umpacken nach sich und erhöht die Prozesskosten. Wenn die Ersatzteile eintreffen, sind die Gebinde uneinheitlich, unhandlich oder unpraktisch zum Einlagern. Beim Wareneingang muss das Personal daher viel Zeit auf die Erfassung der Packdaten verwenden, und die Teile müssen oftmals vor dem Einlagern umgepackt werden. Zusammengefasst: Mangels Prozessstandards verursacht die Umsetzung des Packplans einen hohen manuellen Aufwand, bei dem zusätzlich Vieles im Ermessen einzelner Mitarbeiter liegt.

Optimierte Packungsgrößen sparen Zeit

Die Zeitfresser im Ersatzteilbereich lassen sich mittels Planungstools vermeiden, oder zumindest deutlich reduzieren. Diese haben nicht nur Steuerungs- und Kontrollfunktionen, sondern fungieren gleichzeitig als eine Art Kommunikationszentrale zwischen Lieferant und Hersteller. Interne und externe Partner arbeiten dabei über ein Webportal zusammen. Über dieses läuft die gesamte Kommunikation. Die Aufgabe, Packinformationen und Materialstammdaten wie Maße oder Gewicht im System des Abnehmers zu erfassen, wird dabei dem Lieferanten übertragen. Planentwurf, Status, Verpackungsebene und -materialien lassen sich durch den gesamten Planungsprozess verfolgen. Dieser mündet in einen verbindlichen Verpackungsvertrag zwischen Hersteller und Lieferant.

In der SAP-Datenbank abgelegt, stehen die Packdaten allen internen Logistikern zentral zur Verfügung. Aus den durchschnittlichen Bestellmengen der Händler errechnet das Data Warehouse die optimalen Gebindegrößen. Die Planungslösung überprüft in der Folge, ob alle Vorschriften und Vereinbarungen mit den Lieferanten eingehalten werden können und optimiert gegebenenfalls Verpackungsarten und -varianten. Dies meldet es an das ERP-System, welches automatisch eine entsprechende Anpassung der Verpackungsverträge mit den Lieferanten anstoßen kann.

Prozesskosten sinken enorm

Ziel dieser Revision ist, dass der Abnehmer beim Kommissionieren für seine Kunden auf das Abzählen der Artikel weitestgehend verzichten kann und somit deutliche Einsparungen erzielt werden können. Beispiel: Ein Automobilhersteller erhielt bisher seine Ersatzteil-Lieferungen Schrauben in einem großen 500er-Paket angeliefert. Bei der Kommissionierung der von den Händlern durchschnittlich bestellten 25 Schrauben benötigte ein Mitarbeiter in der Regel acht bis zehn Zählvorgänge. Schließlich muss er die Schrauben einzeln zählen. Durch das Zusammenspiel von Planungslösung und ERP verkürzt sich dieser Vorgang enorm. Aufgrund dessen, dass die Schrauben fortan beispielsweise in 10er-Schachteln geliefert werden, beschränkt sich das Kommissionieren der Schrauben auf nur noch drei Zählvorgänge. Was im ersten Moment unspektakulär klingt, kann erhebliche Einsparungen hervorbringen.

Weil sich das Abzählen beim Kommissionieren dank optimierter Packungsgrößen verringern lässt – bei häufig bestellten kleinen und mittelgroßen Ersatzteilen um bis zu einem Drittel – fallen die Umschlagkosten deutlich geringer aus. Der Wareneingang ist aufgrund von verbindlichen Verpackungsverträgen sowie verminderten Umpackens und manuellen Erfassens der Packdaten deutlich effizienter. Der Einsatz von E-Mail, Telefon, Fax und Excel bei der Packplanung wird minimiert, eine Synchronisation der Systeme erübrigt sich, und der Verwaltungsaufwand sinkt. Daneben zeigen sich Vorteile auch an einer einfacheren Auswahl und Verwaltung der Verpackungsvarianten und einer lückenlosen Verfolgung des Planungsstatus sämtlicher zu verpackender Materialien.

Stefan Laukemper/ Simon Dambach/bw

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