Hänel reorganisiert die Registratur der Uni zu Mannheim

Akten bitte nach L1,1

Die Verwaltung der Universität Mannheim ist im Juli 2010 in das Gebäude L 1, 1 umgezogen. Das ehemalige Gesundheitsamt wurde renoviert, allerdings stellt die Unterbringung von großen Einrichtungen wie der Hauptregistratur besondere Anforderungen an die Raumgestaltung. Hubert Tomesch, Leiter der Organisation und des Inneren Dienstes der Universität bemerkt: "Wir mussten alle Archive auf engstem Raum platzsparend einrichten. Viele Akten werden allerdings häufig benötigt und müssen auf einer geordneten Basis schnell gefunden und zur Verfügung gestellt werden."

Alt paart sich mit neu

In den Hänel-Rotomaten sind tausende Dokumente transparent Platz auf engstem Raum sortiert abgelegt. (Fotos: Hänel)

In der Registratur sind Dokumente für Verfassung, Personal und Finanzen oder Studentenförderung, Hochschulforschung, Vermögen und Hoheitsangelegenheiten abgelegt. Tomesch bekräftigt: "Die Rotomaten bilden eine optimale Kombination aus systematischer und geordneter Ablagemöglichkeit, schnellem Ablaufverfahren durch hohe Zugriffsgeschwindigkeit sowie platzsparender und geschützter Lagerung der Dokumente." Tomesch freut sich insbesondere, dass einige ältere Geräte sich bereits seit über 20 Jahren im Einsatz befinden. Die Hänel-Förderer sind nach dem Umlauf- und Förderprinzip konstruiert. Dokumente werden zum Bedienpersonal transportiert und nicht umgekehrt. Durch die kompakte Bauweise kann bei Ausnutzung der Raumhöhe auf engstem Raum eine große Menge Platz geschaffen werden. Daher wurde beim Umzug im vergangenen Jahr auch die gesamte Registratur weiter automatisiert. Im ehemaligen Verwaltungsgebäude waren wegen der geringen Ablagekapazität die unterschiedlichen Archive an mehreren Standorten, d. h. über sechs Stockwerke und weitere Außengebäude verteilt. Überdies konnten auch nicht alle Dokumente in den vorhandenen 13 Umlaufregalen untergebracht werden. Fünf Rotomaten wurden in der Hauptregistratur, zwei in der Personalregistratur und sechs in der Altregistratur Personaldezernat eingesetzt. Beim Umzug der Verwaltung wurden fünf ältere Geräte entsorgt.

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Die Suche verbessert

Durch Zusammenlegung der Archive in drei thematisch abgrenzbare Teilbereiche wurde der Such- und Transportaufwand im neuen Gebäude L1, 1 erheblich verbessert. Heute stehen sechs Förderer in der Hauptregistratur im Erdgeschoss. Sie enthalten etwa 10.000 Hängeakten in lateralen Pendelmappen; das entspricht etwa 160 Laufmeter Ablagefläche Drei Geräte bekam die Personalregistratur im 2. OG: Die erreichen ungefähr 4.500 Hängeakten - 70 Laufmeter. Acht Rotomaten stehen in der Altregistratur Personaldezernat im Keller und enthalten etwa 11.500 Hängeakten - 180 Laufmeter und etwa 300 Briefordner - 30 Laufmeter. Für das Altarchiv des Personaldezernats wurden acht vorhandene Bürolifte im Keller wieder aufgebaut und teilweise sicherheitstechnisch nachgerüstet. Neun Modelle wurden beim Umzug 2010 neu angeschafft. Im 2. OG wurde sogar die Baustatik des Gebäudes sicherheitshalber unterstützt. Die Multifunktions-Tragsätze bieten für die Archive eine individuelle und variable Inneneinrichtung für unterschiedlichste Artikel. Diese können nach Bedarf problemlos angepasst werden. Beispiele hierfür sind: Tragsätze mit in Rasterstanzungen eingehängten Zwischenböden und verstellbaren Trennteilern oder Schubladen mit unterschiedlichen Höhen oder Tragesätze für Pendelmappen.

Datenschutz berücksichtigt

Für die Universität Mannheim wurden 16 Hänel-Systeme mit lateralen Pendelmappen und ein Bürolift mit ¿Wannen" für Briefordner ausgeliefert. Hubert Tomesch fügt an: 2Die Personalakten sind in abschließbaren Bereichen abgelegt. Ferner sind alle Archive verschließbar und zudem ist durch die codierte Steuerung das Büroliftsystem von Hänel vor fremden Zugriff sicher geschützt. So wird dem Datenschutz genügend Rechnung getragen. Darüber hinaus ist die Hauptregistratur im neuen Verwaltungsgebäude jetzt auch in die logistische Kette Hausdruckerei, Registratur und Poststelle eingeflochten. Der interne Versand von Akten oder Mehrfertigungen wird so erheblich effizienter." Durch den vorhandenen, zusätzlichen Platz ist eine konsequente Sortierung nach der Aktennummer auf Basis des landeseinheitlichen Aktenplanes möglich, wodurch sich der Suchaufwand, speziell für Vertretungs- und Aushilfskräfte deutlich verringert hat. Auch das Personaldezernat hat jetzt erheblich besseren Zugriff auf seine Bestände und kann damit bei Anfragen, zum Beispiel bei Fragen zu Beschäftigungszeiten bei Rentenanträgen, schneller reagieren. Mit dem Umlaufprinzip stellen die kompakten Bürolifte eine große Ablagefläche auf einer geringen Stellfläche zur Verfügung. Dabei nutzt der Bürolift vorhandene Raumhöhen und schafft bis zu 60 Prozent mehr Ablageplatz. Im Betrieb bringt das Gerät innerhalb weniger Sekunden die angeforderten Dokumente zur Entnahmestelle. So entstehen keine langen Wege, kein Leiternsteigen - also keine Unfallgefahr - und kein Bücken mehr. Die Unterlagen sind gegen Staub geschützt. Dafür sorgt die geschlossene Bauweise. Für die Sicherheit der Daten sorgen abschließbare Bereiche.

Acht rein – fünf raus

Insgesamt wurden acht Rotomaten vom Hänel-Service auf- und abgebaut. Dabei wurden fünf Umlaufregale aufgrund des fortgeschrittenen Alters demontiert und entsorgt. Da die Platzverhältnisse teilweise auch beim Aufbau schwierig waren, wurde im Vorfeld eine genaue Analyse der Möglichkeiten mit der Verwaltung der Universität abgestimmt. Fünf Bürolifte wurden im vierten Stock demontiert und mit dem Außen-Aufzug abtransportiert. Mit einer Hebebühne vier Geräte aus dem zweiten Stock und die restlichen Geräte im Erdgeschoss montiert. Auch beim Aufbau der neuen Archive waren die Platzverhältnisse sehr eng.

Der Lift als Basis

Sowohl in Hinsicht auf die optimale Nutzung als auch auf die Bearbeitung der Aufträge ist die Flexibilität der Anspruch eines modernen Büroliftsystems. Daneben ist die Transparenz der Abläufe ein wichtiger Gesichtspunkt und Grundlage für die Automatisierung. Beide Aspekte sind entsprechende Forderungen an die funktionelle Gestaltung der optimierten Ablagestrategie der Registratur in Mannheim. Maßgebende Faktoren wie hohe Systemverfügbarkeit, schneller und sicherer Aktenzugriff sowie Reduzierung der Warte- und Wegezeiten wurden sowohl strategisch als auch technisch durch den hohen Automatisierungsgrad umgesetzt. Die große Flexibilität und Transparenz der Bürolifte bilden also die Basis für den Ausbau und die neue Organisation der gesamten Registratur der Universität Mannheim. Gerd Knehr/bw

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