Anlageninventur mit MembrainPAS AM

Eine Stadt räumt auf

Bad Homburg macht Schluss mit Excel-Listen
Keine fehlerhaften Listen mehr, dafür hat jeder Raum nun ein Etikett: Das moderne Rathaus im schönen hessischen Bad Homburg vor der Höhe.
In einer Kommunalverwaltung muss alles seine Ordnung haben. Die Stadt Bad Homburg am Taunus erledigt jetzt die Anlageninventur schnell und korrekt mit MembrainPAS AM.

Jede Kommune ist, wie Wirtschaftsunternehmen auch, zur jährlichen Inventur insbesondere ihrer IT-Anlagen verpflichtet. Die Stadtverwaltung Bad Homburg mit 52.000 Einwohnern beispielsweise betreut an 200 Standorten etwa 1.500 IT-Anlagen. Bei jeder Inventur wurden bisher die Seriennummern der Anlagen handschriftlich auf Laufzettel notiert und die Daten manuell in Excel-Listen übertragen. Diese Daten wurden dann in ein Help-System übernommen, das als Backend genutzt wird. Viele Übertragungsfehler und ein beachtlicher Papier- und Zeitaufwand waren üblich. So ist im Verlauf der Jahre der fehlerhafte Datenbestand stets weiter angewachsen – mit vielen Rechtschreibfehlern, falschen Standort-Angaben und Informationen über Anlagen, die gar nicht mehr auffindbar waren. Jede Inventur erforderte viel Zeit. Brigitte Bechthold, bei der Stadt seit 2010 für die Anlageninventur zuständig, bemängelt außerdem: „Allein das handschriftliche Notieren der Seriennummern war bei vielen Anlagen schwierig, da sich die Inventarschilder häufig auf den Rückwänden befanden.“ Die Anlagen waren noch nicht mit Barcode-Etiketten versehen und ließen sich nur an der Seriennummer oder – sofern korrekt – anhand der gespeicherten Informationen wiederfinden.“

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Das musste dringend anders werden. Die städtische Abteilung „Informationstechnik“ war dazu entschlossen, den Verwaltungsaufwand der Inventur deutlich zu reduzieren, Fehler zu beheben und für die Zukunft die Fehlerquote zu minimieren. Alle Anlagen sollten künftig mit einem Barcode-Etikett registriert werden, um die Daten mit mobilen Scannern vor Ort zu erfassen. Deshalb suchte die Stadt ein Unternehmen, das eine Standardlösung für die mobile Inventur anbietet. Bedingungen waren die Kompatibilität mit dem eingesetzten Helpdesk-System sowie eine übersichtliche und anwenderfreundliche Bedieneroberfläche. Die Entscheidung fiel auf die Software Membrain PAS AM. Der Anbieter aus Martinsried entwickelt Standardsoftware für Asset-Management-Systeme und ist Spezialist für mobile Datenerfassung – das ist verbrieft: Die Membrain-Software erhielt 2007 den Innovationspreis Mittelstand und 2008 den Industriepreis.

Nach der Testphase begannen die Rathausmitarbeiter in Bad Homburg mit der Datenerfassung der 1.500 Anlagen – diese Arbeit wird sich noch eine Weile hinziehen. Zwar wurden die Daten aus dem Backend-System automatisch übernommen, müssen aber zunächst auf Fehler überprüft und nötigenfalls korrigiert werden. Für die Etikettierung und Registrierung der Anlagen sind ein Etikettendrucker und drei mobile Scanner im Einsatz. Dabei wird besonders darauf geachtet, dass die Labels fortan an einer sichtbaren Stelle angebracht werden, damit der Scanvorgang zukünftig schnell erledigt ist.

Neue Anlagen sind mit den mobilen Scannern schnell inventarisiert. Auch Umzüge vorhandener Anlagen lassen sich mit einem einfachen Scanvorgang im System speichern. Beim Scannen eines Etiketts zeigt das Handheld alle Daten dieser Anlage an, die einfach kontrolliert und berichtigt werden können. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn sich Anlagen nicht direkt im Rathausgebäude, sondern in Außenstellen befinden. Mit dem Touchscreen der Mobilgeräte sind selbst manuelle Eingaben möglich.

Großen Wert legt die Stadtverwaltung außerdem auf die Rauminventarisierung. Jeder Raum erhält ein Etikett. Wird der Barcode dieses Labels gescannt, zeigt der Monitor alle im Raum befindlichen Anlagen an. Die Daten der Scanner werden automatisch vom System übernommen, sobald diese in die Dockingstationen eingelegt werden. Die Softwarearchitektur bietet auch eine Online-Anbindung über das System. Mit der Membrain-PAS-AM-Administrationskonsole können die von den Scannern erfassten Daten nochmals überprüft und dann systematisch für die Übernahme ins Backend-System bestätigt werden. Dieses Feature reduziert mögliche Fehler weiter. Die Datenansicht lässt sich mit den Filterfunktionen gezielt eingrenzen. Beispielsweise können alle Änderungen, die mit den Mobilgeräten vorgenommen wurden, angezeigt, verbucht und verworfen werden. Von der übersichtlichen Oberfläche der Software zeigte sich die Stadtverwaltung Bad Homburg begeistert: Ob sie wissen möchte, wo sich eine bestimmte Anlage befindet oder wer diese nutzt – mit MembrainPAS AM hat sie die volle Transparenz. Die nächste Inventur wird sehr effizient und schnell vonstatten gehen. pb

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